DISAIN DAN PERILAKU ORGANASASI

· PENGERTIAN ORGANASASI

Organasasi adalah suatu proses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk mencapai tujuan. Definisi organisasi itu mencakup tiga elemen pokok, yaitu:

1. Interaksi manusia

2. Kegiatan mengarah pada tujuan; dan

3. Struktur.

· ORGANISASI FORMAL DAN INFORMAL

§ Organisasi formal

Organisasi formal merupakan system tugas, hubungan wewenang, tanggung jawab, dan pertanggungjawaban yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat dilakukan. Factor-faktor yang harus diperhatikan dalam menyusun struktur organisasi formal, yaitu:

1. Wewenang

2. Tanggung jawab

3. Pertanggung jawaban

4. Delegasi; dan

5. Koordinasi.

§ Organisasi Informal

Organisasi informal adalah suatu jaringan hubungan pribadi dan social yang mungkin tidak dilakukan atas dasar hubungan wewenang formal. Organisasi informal terjadi dalam semua perusahaan karena adanya interaksi manusia, dan orang akan selalu berinteraksi serta membentuk keakraban. Komunikasi yang terjadi dalam organisasi informal berjalan dengan cepat dari mulut ke mulut. System organisasi ini disebut system tanaman rambat. Dalam kelompok kerja terdapat tiga kategori karyawan, yaitu:

1. Anggota anggota kelompok dalam ( Inner group)

2. Anggota anggota kelompok pinggir ( Fringe group)

3. Anggota anggota kelompok luar ( Out group)

§ Sentralisasi VS Desentralisasi

a. Organisasi yang disentralisir

Organisasi manajemen yang disentralisir merupakan sebuah system yang wewenang serta pengendaliannya dipegang di suatu pusat, biasanya eksekutif puncak.

Beberapa kebaikan organisasi yang disentralisir adalah sebagai berikut:

1. Bahwa pengendalian yang lebih efektif dapat dilakukan

2. Cenderung memeperpendek jangka pengambilan keputusan

3. Memungkinkan bagi seluruh unit untuk mengikuti suatu rencana tindakan yang seragam.

Sedangkan keburukannya dapat disebutkan di sini antara lain sebagai berikut

1. Jika perusahaan berkembang dengan pesat, maka beban kerja pada eksekutif puncak menjadi terlalu banyak

2. Organisasi yang disentralisir hanya memberi pengalaman sedikit kepada para manajer muda dalam pengambilan keputusan. Sebenarnya semua keputusan penting diambil oleh manajemen puncak.

b. Organisasi yang Didesentralisir

Manajemen yang didesentralisir merupakan suatu usaha sistematis untuk mendelegasikan kepada jenjang bawah semua wewenang kecuali yang harus dilaksanakan pada jenjang tertinggi. Desentralisir diterapkan dengan alasan yang berbeda. Dalam desentralisir, para manajer jenjang lebih bawah mendpaat kesempaan untuk menunjukkan kemampuannya.

• STRUKTUR ORGANISASI DAN PENYUSUNNYA

§ Pembentukan struktur organisasi

Struktur organisasi formal didasarkan pada analisa dari tiga elemen kunci setiap organisasi, yaitu:

1. Interaksi kemanusiaan

2. Kegiatan yang terarah ke tujuan

3. Struktur

Manajemen harus mengkoordinir kegiatan kegiatan karyawan untuk mencapai tujuan organisasi. Tujuan perusahaan sering bersifat luas dan tidak memberikan cirri kegiatan kerja secara individual. Akibatnya , tujuan tujuan itu harus dipecah ke dalam tujuan tujuan khusus untuk setiap karyawan dalam perusahaan.

a) Hierarki Tujuan

Hierarki tujuan organisasi berlingkup dari tujuan perusahaan keselruhan samapi tujuan tujuan khusus yang ditetapkan untuk masing masing karyawan. Ada lima hierarki tujuan, diantaranya adalah:

1) Tujuan Perusahaan

2) Tujuan Divisi

3) Tujuan Departemen

4) Tujuan Kelompok Kerja

5) Tujuan Karyawan Individual

b) Departementalisasi

Pembentukan strukturorganisasi dimulai dengan penganalisisan kegiatan kegiatan utama organisasi.

c) Wewenang dan Tanggung Jawab

Dengan tumbuhnya organisasi, manajer harus menugaskan sebagian kegiatannya kepada bawahan agar dapat mencurahkan waktunya pada fungsi fungsi manajerial. Tindakan menugaskan kegiatan kepada bawahan ini disebut pendelegasian.

d) Menjamin komunikasi yang efektif

Komunikasi merupakan tugas yang relative sederhana bagi organisasi kecil. Sering komunikasi itu berupa tatap muka, dan perintah.

§ Bentuk bentuk struktur Organisasi

Ada empat bentuk struktur organisasi,yaitu:

1) Organisasi garis (line Organazation)

2) Organisasi garis dan staf (line and satf Organazation)

3) Organisasi fungsional (Fungsional Organazation)

4) Komite (Committee)

§ Organisasi Garis

Kebaikan organisasi garis diantanya adalah:

1. Adanya kesatuan dalam pimpinan dan perintah

2. Pimpinan dapat lebih cepat dalam mengambil keputusan

3. Menghemat biaya

Keburukan organisasi garis diantaranya adalah:

1. Sering terdapat birokrasi yang menghambat jalannya perusahaan

2. Tidak adanya spesialisasi

3. Kurangnya kerjasama di antara masing masing bagian.

§ Organisasi Garis dan staf

Kebaikan organisai garis dan staf diantanya adalah:

1. Pimpinan lebih leluasa dalam memberikan saran

2. Staf dapat membantu untuk mengatasi berbagai persoalan

Keburukan organisasi garis dan staf antaralain adalah:

1. Dapat menimbulkan anggapan pada petugas untuk lebih percaya kepada staf daripada atasanya.

2. Staf dapat ikut disalahkan apabila saran yang diberikan tidak membuahkan hasil

§ Organisasi fungsional

Kebaikan organisasi fungsional diantaranya,yaitu:

1. Masing masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli

2. Tugas para manajer menjadi lebih ringan

Keburukan Organisasi fungsional yaitu:

1. Tidak ada hubungan langsung dengan atasan

2. Kesulitan kesulitan yang timbul tidak dapat secara tepat diatasi

§ Organisasi Komite

Kebaikan Organisasi Komite diantaranya yaitu:

1. Menciptakan koordinasi yang lebih baik

2. Meningkatkan pengawasan

Keburukan organisasi Komite diantaranya yaitu:

1. Keharusan untuk berkompromi

2. Sering menimbulkan simpang siur dalam organisasi

§ Organisasi Matrik

Kebaikan Organisasi Matrik diantanya yaitu:

1. Luwes

2. Memberikan alat inovasi tanpa menggangu struktur organisasi yang ada

Keburukan Organisasi Matrik diantanya yaitu:

1. Manajer proyek dapat menjumpai kesulitan dalam mengembangkan tim terpadu

2. Konflik dapat muncul antara manajer proyek dengna manajer bagian lain.

• PERILAKU KEORGANISASIAN

§ Kelompok Kerja

Dalam organisasi bisnis, kelompok kerja itu merupakan sekumpulan karyawan yang secara bersama sama mempunyai pekerjaan serupa ( Umum) dan melihat diri mereka sebagai satu kelompok. Kelompok-kelompok tersebut aka nada pada setiap peristiwa didalam organisasi karena mereka mengisi kebutuhan bagi para anggotanya. Kebutuhan-kebutuhan itu diantanya yaitu:

1. Kebutuhan berkomunikasi

2. Kebutuhan mempertahankan harga diri dan kepentingan ekonomi; serta

3. Kebutuhan akan keamanan dan perlindungan.

Keanggotaan dalam setiap kelompok akan bertanggung pada banyak hal yaitu:

1. Keakraban satu sama lain

2. Kepentingan bersama

3. Pekerjaan serupa

4. Persahabatan

§ Motivasi

1. Jenjang kebutuhan karyawan

Menurut Maslow, kebutuhan kebutuhan yang belum terpenuhi dapat memotivasi perilaku manusia, sedangkan kebutuhan yang sudah terpenuhi tidak akan lama menjadi motivator meskipun dapat mjuncul kembali sebagai motivator.

Teori motivasi dari maslow menekankan du aide dasar yaitu:

I. Orang mempunyai banyak kebutuhan, tetapi hanya kebutuhan-kebutuhan yang tidak terpenuhilah yang dapat mempengaruhi manusia.

II. Kebutuhan manusia di kelompokan dalam sebuah hierarki kepentingan. Jika satu kebutuhan terpenuhi, kebutuhan lain yang tingkatannya lebih tinggi akan muncul dan memerlukan pemuasan.

Ini adalah hierarki kebutuhan dari A. H. Maslow

1. Perwujudan Diri

2. Kebutuhan Harga diri

3. Kebutuhan Sosial

4. Kebutuhan perlindungan

5. Kebutuhan Fisiologis

§ Pekerjaan dan Sikap jabatan

Beberapa penelitian, antara lain dikemukakan oleh Max weber (seorang sosiologi jerman 1864-1920) yang pertama kali menggunkan istilah “Estetika Protestan” dalam bukunya berjudul “Protestan Ethic and Spirit of Capitalism” berkaita dengan etika kerja. Penelitian itu memperlihatkan bahwa yang dinamakan etika kerja itu tidaklah sekuat yang ada di Amerika. Keyakinan bahwa kerja keras adalah baik itu juga merupakan bagian dari etika kerja.

§ Kepemimpinan

Dalam perusahaan, kepemimpinan itu berkaitan dengan pengarahan kepada karyawan untuk melakukan pekerjaan, ini menjadi bagian penting dalam memahami perilaku kerja. Beberapa penelitian telah memperlihatkan bahwa tidak ada stu cara terbaik untuk memimpin karyawan. Ini bergantung pada pemimpinnya, karyawan, dan situasi yang ada.

Daftar Pustaka

1. Sukotjo, Ibnu W, SE. Pengantar Bisnis Modern.Yogyakarta : Liberty Yogyakarta. 1988

2. Allen, Louis A. Manegement and Organization. Tokyo : McGrawhill kogakusha Ltd. 1972

3. Dharmmesta, Basu Swastha. Azas-Azas Manajemen Modern. Yoyakarta : Penerbit Liberty. 1984

Link: www.gunadarma.ac.id

MANAJEMEN UMUM

PENGERTIAN MANAJEMEN

· Arti dan Fungsi manajemen

Definisi tentang manajemen yang di kemukakan oleh para ahli seperti Fayol, Terry, Taylor adalah berbeda-beda, tetapi pada intinya memiliki makna yang sama. Perbedaannya adalah terletak pada latarbelakang dan kemampuannya masing-masing, sehingga tinjauan manajemen berasal dari segi yang berbeda

Menurut Prof. Oie Liang Lee manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengoordinasi serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Dari definisi diatas dapat di simpulkan bahwa manajemen memiliki lima fungsi, diantaranya adalah:

1. Perencanaan

2. Pengorganisasian

3. Pengarahan

4. Pengoordinasian; dan

5. Pengawasan

· Jenjang Manajemen

a. Manajemen Puncak

Bertugas untuk menyusun rencana umun perusahaan dan mengambil keputusan-keputusan penting tentang hal-hal seperti penggabungan(merjer), produk baru, dan pengeluaran saham.

Dibawah ini macam-macam pelaku jenjang manajemen puncak, diantaranya sebagai berikut:

1. Dewan Direktur

2. Direktur Utama;dan

3. Chief Executive Officier (CEO)

b. Manajemen Madya (Administratif)

Bertanggung jawab atas penyusunan rencana operasi yang melaksanakan rencana-rencana umum dari menejer puncak.

Berikut pelaku-pelaku di jenjang manajemen madya (administrative), diantaranya sebagai berikut:

1. Pimpinan pabrik

2. Manejer divisi

c. Manajemen Oprasional

Tugasnya menyangkut pelaksanaan rencana yang dibuat oleh menejer madya. Pelaku di jenjang ini sering disebut supervisior garis pertama ( first line supervisior)

LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMEN

· Gerakan Manajemen Ilmiah

Pada dasarnya perusahaan ingin mendapatkan laba, dengan cara-cara yang efisien untuk mengelola produktivitasnya, pada saat yang bersamaan pasti menurunkan biaya produksinya. Sebelum 1880 pengolahan perusahaan di anggap sebagai hal yang biasa, apa adanya, jika tidak di anggap sebagai suatu seni. Sekitar 1885, Frederick W, Taylor (1856-1915) seseorang yang pertama kali mempelajari metode kerja.

Beberapa tahun sebelum Taylor, Henry Fayol (1841-1945) telah menjadi menejer di pertambangan batu bara. Ia juga mempelajai tentang manajemen, mencari teknik-teknik untuk meningkatkan produksi batu bara. Fayollah yang mencetuskan bahwa manajemen melibatkan; perncanaan, pengorganisasian, pemberian perintah, pengkoordinasian, dan pengendalian. Secara umum dia seperti taylor mencari metode-metode yang lebih ilmiah.

Pada tahun 1991, Taylor menerbilkan bukunya yang berjudul “The Principles Of Scientific Management. Dibuku ini Taylor menjelaskan ada empat prinsip manajemen ilmiah.

SEKOLAH-SEKOLAH TENTANG PEMIKIRAN MANAJEMEN

· Sekolah Klasik ( Classical School)

Sekolah klasik ini telah melahirkan saran tentang fungsi-fungsi manajemen primer, diantaranya yaitu:

1. Perencanaan

2. Pengorganisasian

3. Pengarahan; dan

4. Pengendalian.

· Sekolah Perilaku ( Bahavioral School )

· Sekolah Ilmu Manajemen ( Management Science School )

· Analisis Sistem

· Manajemen Hasil

PERENCANAAN

· Bentuk-bentuk Perencanaan

a) Tujuan ( Objective )

b) Kebijakan ( Policy )

c) Strategi

d) Prosedur

e) Aturan (Rule)

f) Program

· Kegunaan Perencanaan

a) Mengurangi ketidakpastian serta perubahan pada waktu mendatang

b) Mengarahkan Perhatian pada Tujuan

c) Memperingan Biaya

d) Merupakan Sarana untuk Mengadakan Pengawasan

· Langkah-langkah Penyusunan Perencanaan

a) Menetapkan Tujuan

b) Menyusun Anggapan-anggapan ( Premising )

c) Menentukan Berbagai Alternatif Tindakan

d) Mengadakan Penilaian terhadap Alternatif-alternatif Tindakan yang Sudah Dipilih

e) Menganbil Keputusan

f) Menyusun Rencana Pendukung

· Jangka Waktu Perencanaan

a) Perencanaan Jangka Panjang

b) Perencanaan Jangka Menengah

c) Perencanaan Jangka Pendek

· Faktor-faktor yang Membatasi Perencanaan

a) Sulitnya Mencari Anggaran Secara Teliti

b) Perubahan yang Sangat Cepat

c) Kekakuan Internal

§ Kekakuan Psikhologis

§ Kekakuan Karena Adanya Prosedur dan Kebijakan

§ Kekakuan Sumber Dana dan Daya

d) Kekakuan Eksternal

e) Waktu dan Biaya

· Penganbilan Keputusan

a) Syarat Pengambilan Keputusan:

§ Harus tercapai suatu tujuan yang tidak terpenuhi tanpa melalui tindakan positif.

§ Mengetahui tujuan-tujuan yang mana dapat dicapai beserta segala kekurangannya.

§ Harus bisa menganalisis dan pernilaian berbagai alternative sesuai dengan tuntutan-tuntutan untuk mencapai tujuan.

§ Harus bersikap optimis dalam memilih alternative yang terbaik.

b) Alat Pengambilan Keputusan

§ Operation Research

§ Teori Probabilitas

§ Linear Progamming

§ Analisa Risiko

§ Pohon Keputusan (Decision Tree)

PENGORGANISASIAN

· Hubungan-hubungan Pengorganisasian

a) Hubungan Informal

b) Hubungan Formal

Dalam Hubungan formal terdapat tiga hubungan dasar, yaitu:

1. Tanggung Jawab

2. Wewenang

3. Pertanggungjawaban

· Rentang Kekuasaan

a) Latihan dari Bawahan

b) Pendelegasian Wewenang

c) Perencanaan

d) Teknik Komunikasi

· Dasar-dasar Penggolongan Bagian di Dalam Organisasi

a) Didasarkan pada Suatu Angka

b) Didasarkan pasa Waktu

c) Didasarkan pada Fungsi Kekuasaan

d) Didasarkan Pada Luas Daerah Operasi

e) Didasarkan pada Jenis Barang yang dihasilkan

f) Didasrakan pada Jenis Langganan

· Karateristik Struktur Organisasi

a) Keseimbangan Dalam Organisasi

b) Fleksible

PENGARAHAN

· Prinsip-prinsip Pengarahan

a) Prinsip Mengarah Kepada Tujuan

b) Prinsip Keharmonisan Dengan Tujuan

c) Prinsip Kesatuan Komando

· Cara-cara Pengarahan

a) Orientasi

b) Perintah

Adapun perintah yang diberikan untuk bawahan dapat berupa

1. Perintah umum dan khusus

2. Perintah lisan dan tertulis

3. Perintah formal dan informal

c) Delegasi Wewenang

· Komunikasi

a) Komunikasi Harus Jelas

b) Prinsip Integritas

c) Prinsip Penggunaan Organisasi Informal

· Motivasi

a) Motivasi Positif

b) Motivasi Negatif

PENGKOORDINASIAN

· Prinsip-prinsip Koordinasi

a) Prinsip Kontak Langsung

b) Prinsip Penekanan Terhadap Pentingnya Koordinasi

c) Hubungan timbale balik antara Faktor-faktor yang Ada

· Pelaksanaan Fungsi Koordinasi

a) Menjamin bahwa kondisi lingkungan dapat membantu untuk memberikan fasilitas bagi terlaksananya koordinasi.

b) Memastikan apakah masing-masing individu sudah mengetahui prinsip-prinsip koordinasi.

PENGAWASAN

· Pengertian

Pengawasan adalah fungsi terakhir yang harus dilaksanakan. Cara yang dilakukan dalam pengawasan yaitu membandingkan segala sesuatu dengan standard atau rencananya. Dapat pula menyangkut perubahan-perubahan besar, seperti:

a) Penyusunan kembali rencana baru

b) Menetapkan sasaran target baru

c) Perubahan sruktur organisasi

d) Perbaikan cara-cara penerimaan pegawai

· Langkah-langkah Pengawasan

a) Menciptakan Standard

b) Membandingkan Kegiatan yang Dilakukan dengan Standard

c) Melakukan Tindakan Koreksi

Urutan yang harus dilaksanakan dalam melakukan tindakan koreksi, yaitu:

1. Menghayati Masalah-masalah yang dihadapi.

2. Mencari kemungkina-kemungkinan untuk mengtasi atau memperbaiki adanya kesalahan.

3. Mengadakan penilaian terhadap berbagai kemungkinan tersebut.

4. Menetukan cara-cara untuk mengadakan koreksi yang paling tepat.

· Syarat-syarat Pengawasan yang Baik

a) Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan (aktifitas).

b) Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpanan yang terjadi dengan segera.

c) Pengawasan harus mempunyai pendangan ke depan.

d) Pengawasan harus bersif objektif, teliti dan sesuai dengan standard yang digunakan.

e) Pengawasan harus luwes atau fleksible

f) Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi

g) Pengawasan harus ekonomis

h) Pengawasan harus mudah dimengerti

i) Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan atau koreksi

LINK: www.gunadarma.ac.id